هنگامی که تاریخ حسابداری را مرور می‌کنیم، متوجه می‌شویم که ذهنیت حسابداری از آغاز تاریخ انسانیت تا دوران رنسانس با اشکال مختلفی وجود داشته است. اما اگر به حسابداری در دنیای امروز نگاه کنیم، متوجه خواهیم شد که در دهه‌های اخیر، پیشرفت‌های چشمگیری در زمینه علم حسابداری و فناوری‌های مورد استفاده در این حوزه رخ داده است. از تولید نرم‌افزارهای پیشرفته در حوزه حسابداری گرفته تا مفاهیمی مانند کدینگ حسابداری، نمونه‌هایی از این پیشرفت‌ها هستند. امروزه، نگاه علمی به زمینه حسابداری از هر جهت آشکار و بروز شده است.
در این مقاله، قصد داریم به شما توضیحاتی درباره یکی از مفاهیم کلیدی در دنیای حسابداری، یعنی کدینگ حسابداری، ارائه دهیم. کدینگ حسابداری به عنوان یک مفهوم اساسی در کسب و کارهای بزرگ بسیار مهم و کاربردی است. وقتی در فرآیندهای حسابداری با تعداد زیادی رویداد مالی مواجه می‌شویم که انواع مختلفی دارند، عدم استفاده از کدینگ حسابداری می‌تواند منجر به همواره بی‌نظمی و اشتباهات شد.
در ادامه، مفهوم کدینگ حسابداری را به طور جامع مورد بررسی قرار می‌دهیم. در ابتدا تعریف دقیقی از کدینگ حسابداری ارائه می‌دهیم و سپس به بررسی انواع مختلف آن می‌پردازیم. همچنین، اهداف اصلی کدینگ حسابداری را بیان کرده و سپس به بررسی ساختار و سطوح استاندارد برای کدینگ حسابداری و مثال‌های واقعی از آن می‌پردازیم. بنابراین، با ما همراه باشید تا این مفهوم مهم را بهتر بفهمید.
مفهوم کدینگ حسابداری
کدینگ در حسابداری یک فرآیند دسته بندی حساب‌ها را تشکیل می‌دهد، و به طور ساده، این فرآیند به تقسیم حساب‌ها به دسته‌های مختلف از طریق یک سیستم کددهی اشاره دارد. روش شایع‌ترین برای انجام کدینگ حسابداری، استفاده از یک ساختار درختی است که به حساب‌ها سطوح مختلفی اختصاص می‌دهد.
در کدینگ حسابداری، دسته بندی‌هایی تعریف می‌شود که حساب‌ها را به سطوح مختلف تقسیم می‌کنند و برای هر دسته برچسب‌ها و کدهای خاصی استفاده می‌شود. این کدها و برچسب‌ها نشان می‌دهند کدام حساب‌ها به عنوان سرشاخه و کدام‌ها به عنوان زیرشاخه‌ها در ساختار درختی تعبیه شده‌اند.
کدینگ حسابداری یک ابزار اساسی برای سازماندهی و مدیریت حساب‌ها در حسابداری است، و این سیستم کدهای منحصر به فردی برای هر حساب ایجاد می‌کند که به تفکیک و شناسایی حساب‌ها کمک می‌کند. از این طریق، کدینگ حسابداری به ما امکان می‌دهد به سرعت و با دقت به حساب‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کنیم و اطلاعات مالی را مدیریت کنیم.
کاربرد سیستم کدینگ
استفاده از کدینگ در سیستم‌های مختلف حسابداری باعث تسهیل شناسایی حساب‌ها و صورت‌های مالی شرکت می‌شود. کدینگ حسابداری در سیستم‌های مختلف حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد و این کدها به عنوان نشانه‌های معینی شناخته می‌شوند که به مرتب‌سازی و دسته‌بندی اقلام مالی کمک می‌کنند. این دسته‌بندی‌ها بر اساس نوع و میزان نقدشوندگی سریع اقلام مالی در حساب‌ها صورت می‌گیرد.
استفاده از کدینگ حسابداری سرعت در انجام امور حسابرسی شرکت‌ها ایجاد می‌کند. کدینگ مشخص می‌کند کدام اقلام مالی قابلیت نقدشوندگی سریع دارند و این اقلام به ترتیب با کدهای مشخص مرتب‌سازی می‌شوند. با افزایش پیچیدگی فرآیند نقدشوندگی، کدینگ نیز پیچیده‌تر می‌شود.
کدینگ حسابداری به معنای دسته‌بندی و سازماندهی موضوعات و عناوین مرتبط با حسابداری یک شرکت یا سازمان استفاده می‌شود. این سیستم به حسابداران امکان می‌دهد عملیات مالی را بر اساس موارد مختلفی نظیر نوع و سطح فعالیت سازمان دسته‌بندی و مرتب‌سازی کنند.
در بعضی موارد، به علت تعداد زیاد حساب‌ها، رویدادهای مالی به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند. این امر باعث ساختار درختی یا هرمی برای دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی می‌شود. در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن، حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی به ترتیب قرار می‌گیرند.
دسته بندی ها
در حسابداری، کدینگ به معنای دسته‌بندی و شماره‌گذاری حساب‌ها به منظور سازماندهی آنها استفاده می‌شود. این اصطلاح از ترکیب واژه‌ها “کد” و “حسابداری” به وجود آمده و به معنای شماره‌گذاری حساب‌ها در سیستم حسابداری اشاره دارد.
برای درک بهتر مفهوم کدینگ در حسابداری، ابتدا باید نوع‌های مختلف کدینگ را و اهداف آن مورد بررسی قرار دهیم. پس از آن، به مفهوم کدینگ در حسابداری و ساختار استاندارد آن می‌پردازیم.
کدینگ حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا حساب‌ها را به سطوح مختلف دسته‌بندی کنید و با استفاده از کدهای منحصر به فرد، به سرعت به آنها دسترسی پیدا کنید. این سیستم مفیدی برای سازماندهی و مدیریت دقیق حساب‌ها در دنیای حسابداری است.
کدینگ با استفاده از نرم افزار
برای کدینگ حسابداری، بهترین راه استفاده از نرم‌افزار حسابداری است. اگرچه می‌توانید از ابزارهای دیگر مانند اکسل یا حتی کاغذ برای انجام کدینگ استفاده کنید، اما نرم‌افزارهای مالی به دلیل امکانات و توانایی‌های گسترده‌ای که دارند و همچنین امکان تغییرات آسان در آنها، بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری به حساب می‌آیند.
از آنجایی که نرم‌افزارهای حسابداری دارای امکانات فراوانی هستند، این کار را با سرعت و دقت بیشتری انجام داده و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند. به این ترتیب، نرم‌افزار حسابداری به شما امکان مدیریت بهتری برای کدینگ حسابداری را می‌دهد.
از طرفی، این نرم‌افزارها امکان تنظیمات و تغییرات گسترده را فراهم می‌کنند، بنابراین اگر نیاز به تغییرات در کدینگ داشتید، این کار به راحتی انجام می‌شود. به علاوه، نرم‌افزارهای حسابداری با امکانات گزارش‌دهی قوی، به شما امکان مانیتورینگ و ارزیابی کدینگ حسابداری را نیز می‌دهند.
هدف از کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری یک موضوع حیاتی است که باید از آغاز کار حسابداری در هر کسب و کاری در نظر گرفته شود. دلایل زیر نشان‌دهنده اهمیت این موضوع هستند:
1. استانداردسازی و یکپارچه‌سازی عملیات مالی:
کدینگ حسابداری به استانداردسازی عملیات مالی و یکپارچه‌سازی آنها بر اساس یک فرمت خاص کمک می‌کند. این به تنظیم و توسعه فرآیندهای حسابداری در کسب و کار کمک می‌کند و از تفاوت‌ها و ناسازگاری‌ها در سیستم‌های مختلف حسابداری جلوگیری می‌کند.
2. دقت و سرعت در پردازش:
کدینگ حسابداری به ثبت دقیق و دقت بیشتر در رویدادهای مالی و همچنین به سرعت و دقت بیشتر در پردازش آنها کمک می‌کند. این باعث می‌شود خطاهای انسانی در فرآیند حسابداری به حداقل ممکن برسد و اطلاعات مالی دقیقتری ارائه شود.
3. تهیه گزارشات مالی جزئی و دقیق:
کدینگ حسابداری به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان، مانند صورت معاملات فصلی، کمک می‌کند. این به مدیران امکان می‌دهد تحلیل و بررسی‌های مالی را به سرعت و با دقت بیشتری انجام دهند. این نوع اطلاعات مالی به تصمیم‌گیرندگان داخلی و خارجی کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند و به سرمایه‌گذاری یا محاسبه دارایی‌ها ادامه دهند.
پیشنهاد مطالعه: تراز تجاری
نکته مهم در کدینگ
کدینگ حسابداری امری اساسی و پراهمیت در عرصه مالی و حسابداری است و باید توسط افراد ماهر و کارآزموده در زمینه حسابداری یا مدیران مالی با تجربه اجرا گردد. این سیستم توانایی دارد تا به طور کامل مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه حل نماید یا پیشرفت مدیریت مالی را تضمین نماید. برای دستیابی به این هدف بسیار حیاتی، ایجاد و اجرای یک سیستم کدینگ به درستی و با دقت بسیار حائز اهمیت است.
در سیستم کدینگ حسابداری، از اهمیت بسیاری برخوردار است که به ما این امکان را می‌دهد که سرفصل‌های اصلی و فرعی مرتبط با فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط را تعیین و ارتباطات بین آنها را برقرار کنیم. این اقدام به منظور توضیح دادن جزئیات به ذی نفعان و افرادی که به اطلاعات دسترسی دارند، انجام می‌شود.
مرحله اول در این فرآیند تعیین سرگروه حساب‌ها است. سرگروه حساب‌ها حساب‌های اصلی را شامل می‌شوند و بر اساس آنها دسته‌بندی‌های کلی ایجاد می‌شود و جزئیات حساب‌ها نمایش داده می‌شوند. حساب‌های کل حساب‌هایی هستند که دارای اهمیت زیادی برای مدیریت دارایی‌ها و امور مالیاتی سازمان دارند و نتایج عملکرد آنها باید به این سازمان‌ها گزارش داده شوند.
دسته سوم حاوی حساب‌های معین است که برای گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری مفید هستند. دسته چهارم مربوط به حساب‌های تفصیلی است که به طور خاص برای هر سازمان تعریف می‌شوند. در سیستم کدگذاری، وقتی یک حساب تفصیلی به یک حساب معین متصل است، به آن حساب استاندارد و در غیر این صورت به آن حساب شناور می‌گویند.
انواع کدینگ در حسابداری
در مورد رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌توان به پنج نوع اصلی اشاره کرد:
کدینگ حسابداری
یکی از روش‌های ساده کدگذاری، کددهی بر اساس مختصر نویسی و علامت‌گذاری به زبان فارسی است. در این روش، از حرف اول هر کلمه به عنوان کد برای یک بازه خاص از کلمات استفاده می‌شود. به عنوان مثال، حساب‌های پرداختنی با کد “ح-پ” مشخص می‌شوند. این روش ساده اما موثری برای سازماندهی و شناسایی انواع مختلف حساب‌ها در حسابداری می‌باشد.
کدینگ متوالی
کدینگ متوالی، که همچنین به نام کدینگ پی در پی یا کدینگ سریالی شناخته می‌شود، یک روش کدگذاری است که در آن اعداد به ترتیب پشت سر هم به حساب‌ها و داده‌ها تخصیص می‌یابد. این روش کارآمدی برای سازماندهی و شناسایی اطلاعات و اجناس مختلف است که در حسابداری و مدیریت استفاده می‌شود.
کدینگ سلسله مراتبی
روش سلسله مراتبی یکی از متداول‌ترین واژه‌نامه‌ها در دنیای کدینگ است. این روش، علاوه بر ایجاد نظم و دقت در ساختار کدینگ، این امکان را فراهم می‌کند که تعداد حساب‌ها، کالاها و داده‌ها بدون محدودیت افزایش یابند. از این روش به منظور مدیریت و شناسایی گسترده‌ترین مجموعه اطلاعات و اجناس مختلف در حوزه حسابداری و مدیریت استفاده می‌شود.
مثالی برای کدینگ سلسله مراتبی
بیایید یک مثال از کدینگ سلسله مراتبی را در نظر بگیریم. در یک شرکت، برای حساب دارایی‌ها کد 404 تعیین می‌شود. اما اگر حسابدار تصمیم بگیرد زیرگروهی به این حساب اضافه کند، می‌تواند با افزودن یک عدد اعشاری به کد اصلی، زیرگروه مورد نظر خود را ایجاد کند. این روش، با ساختار مرتب و بدون هیچ محدودیتی، امکان ادامه دارد و به سادگی توسعه پیدا می‌کند.
کدینگ توده ای
در این روش، کدها می‌توانند به یک حساب مشخص اختصاص یابند و تنها برای استفاده در یک دوره مالی خاص مناسب باشند. این روش معمولاً برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات در یک دوره مالی معین استفاده می‌شود.
کدینگ وجهی
در این روش، تخصیص اعداد و کدها ممکن است بر اساس یک قرارداد استاندارد انجام شود. این به دلیل است که هر عدد در این روش به معنای نوع خاصی از حساب‌ها و زیر مجموعه‌های آنها خواهد بود. به عنوان مثال، در کدینگ حسابداری یک فروشگاه، از یک نرم افزار حسابداری مخصوص فروشگاه استفاده می‌شود.
گروه اول ممکن است برای تمایز بخش‌های مختلف فروشگاه استفاده شود، گروه دوم برای نمایندگی از هزینه‌های مختلف فروشگاه، و گروه سوم ممکن است نماینده زیر گروه‌های دو گروه قبلی باشد. این سیستم کدینگ به ترتیب و منظم سازی حساب‌ها و دسته‌بندی آنها کمک می‌کند.
سطوح کدینگ
کدینگ در اینجا به تقسیم تراکنش‌های مالی به گروه‌های مختلف با سطوح مختلف اطلاق می‌شود.
ساختار استاندارد برای کدینگ
ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری به شکل زیر تشکیل می‌شود:
1. گروه حساب: در این لایه از ساختار استاندارد کدینگ، صورت‌های حساب‌های مالی جای می‌گیرند. این سطح امکان دارد تمامی جزئیات مرتبط با بدهی‌های جاری و غیرجاری، درآمدها و هزینه‌ها، اطلاعات مرتبط با سرمایه‌گذاران و ذی‌نفعان را شامل شود.
2. حساب کل: در این لایه معمولاً صورت‌حساب‌های مالی تعریف می‌شوند. این حساب‌ها عمدتاً نیازها و فعالیت‌های اصلی شرکت را با تقسیم‌بندی گروه حساب‌های شرکت به ارقام کوچکتر مدیریت می‌کنند.
3. حساب معین: در این سطح نیز حساب‌های کل به حساب‌های کوچکتر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند و اغلب با نام حساب‌های معین شناخته می‌شوند.
4. حساب تفصیلی 1
5. حساب تفصیلی 2
حساب‌های تفصیلی نیز حساب‌های جزئی‌تری از حساب‌های معین هستند و در اصطلاح به حساب‌های تفصیلی شناخته می‌شوند. این حساب‌های تفصیلی به تطبیق شرایط و تفصیل اطلاعات کمک می‌کنند و تشخیص حساب‌ها را ساده‌تر می‌کنند.
نکات مهم درمورد ساختار کدینگ
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چندین موضوع توجه ویژه داشت:
1. استانداردهای حسابداری: تعیین کدینگ حسابداری باید بر اساس استانداردهای حسابداری ملی یا بین‌المللی انجام شود تا سازگاری با مقررات حسابداری و مالی را حفظ کند.
2. فعالیت‌های شرکت: نوع و انواع فعالیت‌های شرکت باید به درستی در ساختار کدینگ حسابداری در نظر گرفته شود. این امر کمک می‌کند تا حسابداری معتبر و دقیق را تضمین کرد.
3. کنترل‌های داخلی: تدوین کدینگ حسابداری باید با توجه به کنترل‌های داخلی شرکت انجام شود تا اطمینان حاصل شود که روند حسابداری به درستی پیگیری می‌شود و هیچ تخلفی رخ نمی‌دهد.
4. گزارشات مورد نیاز: تعیین کدینگ باید با توجه به نیازهای گزارش‌دهی داخلی و خارجی انجام شود تا اطلاعات مالی به صورت صحیح و به موقع به مراجعین ارائه شود.
کدینگ حسابداری خدماتی
با بررسی کدینگ حسابداری شرکت خدماتی (Accounting Coding Of The Service Company) به این نتیجه می‌رسیم که این موضوع به عنوان یک استاندارد عمومی و نمونه‌ای پیشنهادی در حسابداری ارائه شده است. این استاندارد بر اساس عناصر اساسی حسابداری و استانداردهای تهیه و ارائه شده ساخته شده است.
اگر یک شرکت تصمیم به استفاده از یک روش حسابداری دائمی و استانداردی که با بودجه‌ای پیش‌بینی شده تطابق دارد، می‌گیرد، می‌تواند هزینه‌های جذب و انحرافات را به بخش هزینه‌های عملیاتی در کدینگ حسابداری شرکت‌های خدماتی اضافه کند. این امر بدون تغییر در سطح حساب‌های گروه و کل انجام می‌شود و اجازه می‌دهد حساب‌های مورد نیاز را مطابق با نیازهای خود نگه دارد. همچنین، نرم افزار حسابداری استاندارد قادر به تعدیل و تنظیم کدینگ استاندارد می‌باشد.
مراحل
روش کدینگ حسابداری یک فرآیند چهار مرحله‌ای است:
1. تخصیص کد به گروه‌های حساب‌های اصلی.
2. تجزیه و تحلیل گروه حساب‌ها به حساب‌های کل.
3. ایجاد یک ساختار کدینگ درختی برای حساب‌های کل.
4. انجام کدینگ برای سرفصل‌های معین.
گروه حساب‌ها در کدینگ حسابداری ممکن است شامل دارایی‌های جاری و غیرجاری، بدهی‌های جاری و بلندمدت، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و حساب‌های دیگر باشد. در ادامه به توضیح سه مرحله اول این فرآیند تمرکز خواهیم کرد.
کلام آخر
کدینگ حسابداری یکی از راهکارهای اساسی در دسته‌بندی حساب‌ها در علم حسابداری است. این مفهوم نیاز به زمان و دقت دارد. مرکز آموزش حسابداری برترین مرکز آموزشی حسابداری در اصفهان است که تلاش می‌کند تا تمامی جنبه‌های حسابداری، از جمله کدینگ حسابداری، را به صورت عملی و با روزآمدترین استانداردها به دانش‌آموزان ارائه دهد.
