کنترل داخلی و خارجی حساب های یک سازمان، رویدادی می باشد که جهت اطمينان از امور و کارهای جارى مؤسسه، در مسیر اهداف تعیین شده و مطابق با برنامه ريزى مشخص، صورت می گیرد. اکنون قصد داریم این موضوع را از جنبه های مالی سازمان مورد بررسی قرار دهیم. رسیدگی به امور مالی و امور حسابداری یک مؤسسه، موضوعی بسیار مهم می باشد که چنانچه مورد توجه مدیران شرکت  قرار نگیرد،امکان دارد خسارات شدیدی به دلیل وجود جریمه های مالیاتی به مؤسسات وارد نماید. خدمات حسابداری، خدماتی مانند تنظیم اسناد مرتبط با حسابداری، گزارش سود و زیان، بهای تمام شده محصولات و خدمات آن، اعتبار فروش، گزارشات فرستاده شده به بانکو …  را شامل می شود.

سازماندهی و کنترل های موجود برای واحدهای اقتصادی مؤسسات به 2 دسته تقسیم می شود :

1. کنترل های خارجی سازمان (سازمان امور مالیاتی) 
2. کنترل داخلی سازمان

.

1. کنترل های خارجی سازمان

کنترل را شامل می شود که از سوی مراجع خارج از سازمان مانند دولت و قانون گذاران واحدهای اقتصادی اجرا می شود. برخی از این امور می تواند : الزام مجموعه به حفظ دفاتر، یا ارائه اظهارنامه های مالیاتی، همچنین رعایت اصول حسابداری معین از زرف ادارات و.. باشد. مسلم است که رسیدگی به سطح کیفیت این امور بر عهدۀ حسابدار و حسابرس نمی باشد؛ بلکه آنها تنها مسئول رسیدگی به تأیید  کنترل هایی هستند که تأثیرات مالی را شامل خواهد شد.

لیست بعضی از فاکتورهای کنترل حساب توسط سازمان امور مالیاتی :

• بررسی لیست های بیمه با مدارک ثبتی و واریزی های بیمه
• کنترل مرتبط با مالیات و ثبت هزینه های مربوط به اجاره
• کنترل محاسبات کارکنان تسویه شده و هزینه های عیدی پایان سال
• بازرسی اسناد حقوق
•  استهلاک اموال و ثبت های تعدیلی آنها
• کنترل سامانه حقوق سازمان دارایی بهمراه لیست سیستم و بیمه
• کنترل و تطابق گزارش های مربوط به گزارشات فصلی
• بررسی حساب های مربوط به دیگر ذخایر مثل آب و برق و گاز در آخر سال
• کنترل موقعیت معافیت ها در صورتی که وجود افراد حقیقی
• کنترل صورت مغایرت ها
• بررسی مبلغ مانده حساب بدهکاری و بستانکاری و دریافت تاییدیه
• کنترل ثبت های حسابداری مالیات بر ارزش افزوده
• کنترل حساب ذخیره مالیات
• بررسی های مربوط به جاری شرکاء در زمان واریز و پرداخت وجه نقدی
• کنترل حساب سود انباشته و یا زیان سنواتی
• ارزیابی گردش مواد در پایان سال ویژه واحدهای تولیدی

2.کنترل داخلی سازمان

تمامی روش ها و روندهایی که از طرف مدیریت مشخص می گردد و با هدف کسب اطمینان از : حفظ کامل اموال، واریز بدهی ها و ثبت درست حساب ها.

انواع کنترل های داخلی

1. 1. کنترل های عملیاتی : نوعی از کنترل ها می باشند که در اصل مربوط به امور مالی نمی باشند و تاثیر مستقیمی در صورت های مالی ندارند مانند چگونگی استخدام ، مدل انبارداری و …
   2. کنترل های مالی : کنترل هایی هستند که بوسیلۀ آنان مدیریت قادر است نسبت به صحیح بودن حساب ها و تهیۀ صورتهای مالی اطمینان خاطر داشته باشد.

مراحل کنترل حساب

با توجه به اینکه می خواهید کنترل چه حساب هایی را در دست داشته باشید، چگونگی کنترل گوناگون می باشد، اما  در کنترل حساب ها امور زیر باید مورد توجه قرار گیرند :

• تهیه مدارک لازم برای کلیه حساب ها
• بررسی دقیق اجناس راکد
• کنترل و ثبت درست حساب ها
• کنترل محاسبه های صورت گرفته
•بررسی تأییدها و انجام آنها
• کنترل محاسبات مربوط به گزارشات مالی مانند سود و زیان و …
• بررسی مدارک مرتبز=ط با گزارشات مالی و مالیاتی
• کنترل فاکتورها و روش ثبت و حفظ هر کدام

رسیدگی به امور حسسابداری در مؤسسات و سازمان های اقتصادی کار پایانی نمی باشد و پس از اجرای تمامی امور و محاسبات و ثبت های صورت گرفته لازم به بازنگری و کنترل و این کار را بهتر است یک فرد انجام دهد.

کنترل حساب ها در یک مؤسسه اهمیت بالایی دارد و در بسیاری از کارها مانند مشخص کردن مالیات های مستقیم یا ارزش افزوده، کنترل اداره دارایی و … تاثیری مستقیم دارد.توصیه می شود که سازمان های اقتصادی جهت پیشگیری ازارتکاب اشتباهات در حساب ها از کارشناسان موسسات خدمات مالی و حسابداری استفاده نمایید.

10 گام در بررسی فروش قبل از بررسی مالیاتی

• بررسی و محاسبه معکوس مبلغ فروش بر اساس درصد مالیات ارزش افزوده طی هر فصل و سال
• کنترل اعمال مالیات ارزش افزوده در فاکتورهای فروش
• تفکیک و کسر هر نوع تخفیفات از فروش ناخالص قبل از محاسبه مالیات و عوارض ارزش افزوده
• مطابقت سیستم فروش،انبار و حسابداری
• اطمینان ازثبت فاکتور های فروش سال جدید در دوره مالی بعد
• بررسی شماره سریال و شناسایی فاکتورهای ابطالی و کنترل عدم ارائه فاکتورهای نانویس
• کنترل مطابقت حجم فروش نسبت به موجودی کالای کاهش یافته طبق اظهارنامه و بهای تمام شده کالای فروش رفته
• کنترل مطابقت کالای اضافه شده به انبار طبق اظهارنامه و کالای خریداری شده طبق روش شمارش انبار و روش قیمت گذاری شده
• تکمیل مشخصات کامل خریدار و فروشنده در سربرگ فاکتور و عدم درج شناسه ملی و یا کد اقتصادی غیر واقعی
• کنترل حساب فروش در پایان هر فصل طبق تراز حسابها با سامانه صورت معاملات فصلی و مالیات بر ارزش افزوده