در اکثر موارد، هنگام انجام یک معامله تجاری، یک سند حسابداری تهیه می‌شود که شامل جزئیات هر معامله است. این اسناد، نام خود را از این واقعیت به‌دست آورده‌اند که منشاء اطلاعات ثبت شده در دفاتر حسابداری هستند.
اگر علاقه‌مند به آشنایی با سند، انواع سند حسابداری، روش‌های ثبت سند، ویژگی‌های سند و کاربردهای آن هستید، می‌توانید تا پایان این مقاله کاربردی همراهی کنید و آموزش ثبت سند و دیگر مفاهیم مرتبط را دریافت کنید.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری، سندی است که در تهیه صورت‌های مالی یک شرکت نقش دارد و اسناد حسابداری و سوابق آنها را مجدداً دسته‌بندی می‌کند. این سند‌ها شامل سوابق معاملات پولی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، دفاتر، مجلات و سایر موارد مرتبط هستند.
همچنین، جزئیات معاملات تجاری نیز در این سند‌ها قرار می‌گیرند. هنگامی که تراکنش‌ها انجام می‌شوند، اطلاعات کلیدی مانند نام، مبالغ پرداختی، تاریخ و اهمیت تراکنش‌ها باید در سند حسابداری ثبت شوند.
اسناد حسابداری
سند حسابداری، هر یک دارای یک شماره هستند که آنها را در سیستم حسابداری شناسایی می‌کند. این فرایند باعث ساده شدن درک سوابق می‌شود و به شما در فهمیدن وجود استادی کمک می‌کند. زیرا پس از ثبت در سیستم، آنها فهرست می‌شوند تا به راحتی قابل دسترسی باشند و به صورت بایگانی ذخیره شوند.
علاوه بر این، این اسناد برای حسابداران و حسابرسان بسیار ضروری هستند و آنها از آنها به عنوان مدرکی برای اثبات وقوع پرداخت‌ها استفاده می‌کنند و به صاحبان شرکت‌ها اثبات می‌دهند که آیا واقعاً پرداخت‌ها رخ داده است یا خیر.
انواع سند حسابداری
به منظور تأمین حسابداری دقیق، باید دریابید که چه مقدار پول به دست می‌آورید. نگهداری سوابق مالی دقیق برای هر کسب و کار بسیار حائز اهمیت است. بنابراین، شناخت انواع اسناد حسابداری ضروری است. همانطور که می‌دانید، سند حسابداری شامل انواع مختلفی است. در ادامه این بخش از مقاله، پس از بررسی تعریف، قصد داریم انواع آن را شناسایی کنیم که عبارتند از:
سند حسابداری دستی
سند حسابداری دستی، یک سیستم حسابداری است که برای ثبت معاملات فعالیت‌های تجاری به کار می‌رود و در آن، سوابق مالی بدون استفاده از سیستم کامپیوتری و نرم‌افزار حسابداری تخصصی نگهداری می‌شوند. به جای آن، معاملات به صورت دستی در دفاتر حسابداری، با استفاده از دفتر کتبی معاملات، سوابق فیزیکی، صفحات کاغذی و دفاتر ثبت می‌شوند.
این روش متداول برای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی در صورتی است که سیستم‌های کامپیوتری و نرم‌افزارهای حسابداری پیچیده در دسترس نباشند.
سند حسابداری کامپیوتری
وجود سیستم حسابداری کامپیوتری برای گزارش‌دهی مالی مؤثر، هنگامی که فعالیت‌های مالی کسب‌وکار پیچیده‌تر می‌شود، بسیار حائز اهمیت است. سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای به عنوان برنامه‌های نرم‌افزاری، در سرورهای شبکه شرکت ذخیره می‌شوند و امکان دسترسی به آنها از راه دور از طریق اینترنت نیز وجود دارد. ( سند حسابداری )
سند حسابداری ساده
سند حسابداری ساده، یکی از انواع سند است که در آن تنها یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار وجود دارد. استفاده موثر از سند حسابداری ساده، نیازمند مستندسازی کامل دلایل هر ورودی است و تأمین اطلاعات پشتیبان را با همراه داشتن یک کپی از ورودی، تضمین می‌کند. عموماً اسناد حسابداری ساده برای تراکنش‌های جزئی مانند خرید، فروش یا بازپرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سند حسابداری مرکب
سند حسابداری مرکب، یکی از انواع سندهای سیستم حسابداری است که شامل بیش از یک حساب بدهکار یا بستانکار است. در واقع، وقتی یک تراکنش در حسابداری بر روی بیش از سه مورد تأثیر می‌گذارد، از این روش در حسابداری استفاده می‌شود. حساب مرکب، یک حساب است که شامل بیش از دو حساب فرعی است.
ثبت سند حسابداری
در حسابداری، ثبت سند با استفاده از روش‌های گوناگونی انجام می‌شود. هر کسب‌وکار بر اساس نوع فعالیت، بازار کار و سایر عوامل، روش مناسب برای ثبت سند حسابداری خود را انتخاب کرده و از آن در مرتبه اسناد مربوطه استفاده می‌نماید.
می‌توان به شش روش مختلف از انواع ثبت اسناد حسابداری که جزو رایج‌ترین روش‌ها در ثبت اسناد محسوب می‌شوند، اشاره نمود. این روش‌ها به ترتیب عبارتند از:
- در شرکت‌های پیمان‌کاری، روش‌های ثبت اسناد حسابداری به کار می‌رود.
- در شرکت‌های خدماتی، روش‌های ثبت اسناد حسابداری متفاوتی اعمال می‌شود.
- در شرکت‌های دولتی نیز، روش‌های ثبت اسناد حسابداری به کار گرفته می‌شود.
- شرکت‌های بازرگانی نیز از روش‌های ثبت اسناد حسابداری خاص خود استفاده می‌کنند.
- در شرکت‌های مربوط به اعتبارات اسنادی نیز روش‌های ثبت سند حسابداری مشخصی اجرا می‌شود.
هدف ثبت سند حسابداری
مجلات و سند حسابداری برای نگهداری سوابق وضعیت مالی یک شرکت به کار می‌روند. این اسناد نه تنها مانده‌های جاری حساب‌های شرکت را نشان می‌دهند، بلکه می‌توانند الگوهای درآمد و هزینه‌ها را نمایش داده و تصویری از سلامت کلی شرکت را به ارمغان بیاورند.
ویژگی‌های سند حسابداری
اهمیت حسابداری برای یک کسب‌وکار را نمی‌توان به شدت کمتر از این حد مورد تاکید قرار داد، به خصوص زیرا سازمان‌های نظارتی و مقامات مالیاتی به دلایل متعددی به این سوابق مالی نیازمندی دارند.
اسناد حسابداری دارای کاربردهای متنوعی هستند و می‌توان از آنها در روند ثبت سند حسابداری بهره‌برداری کرد. برخی از مهم‌ترین کاربردهای اسناد حسابداری عبارتند از:
ثبت گزارش‌ها در یک سازمان، اهمیت بسیاری در حفظ و نگهداری اطلاعات حسابداری دارد. در واقع، با ثبت فاکتورهای فروش، قبض‌ها و رسیدها در اسناد حسابداری، خطاهای ممکن در ثبت رویدادهای مالی به حداقل می‌رسد. همچنین، راحتی کار در هنگام ثبت سند حسابداری امکان پذیر می‌شود و این امر به دقیق‌تر شدن اطلاعات شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند.
کاربرد سند حسابداری
ویژگی‌های اسناد حسابداری، علاوه بر کاربردهایی که دارند، بسیار مشخص و تعریف شده هستند. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های آنها عبارتند از:
– ثبت در تاریخ مشخصی: اسناد حسابداری بر اساس تاریخ معینی ثبت می‌شوند.
– داشتن شماره سند حسابداری: هر سندی دارای یک شماره منحصر به فرد است.
– بررسی ۲ تا ۴ حساب بدهکار و بستانکار: در هر سندی، حداقل ۲ حساب بدهکار و بستانکار و حداکثر ۴ حساب بررسی می‌شوند.
– ثبت مجزا مبالغ ستون‌های بدهکار و بستانکار: مبالغ مربوط به بدهکار و بستانکار در ستون‌های مجزا در سند ثبت می‌شوند.
سند حسابداری در اکسل
ثبت تراکنش‌های مالی روزانه یک واحد تجاری مانند خرید، فروش، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌ها در اکسل به عنوان حسابداری در اکسل اشاره می‌کند. برای ثبت تراکنش‌ها در اکسل، ابتدا باید اکسل را مطابق با نیازهای شخصی‌سازی خود تنظیم کنید. سپس تراکنش‌های روزانه را در قالب اکسل ثبت کرده و در رایانه خود ذخیره نمایید.
برای ثبت سند حسابداری در برنامه اکسل، می‌بایست یک سری مراحل را طی کنید تا بتوانید صورت‌های مالی خود را به صورت یک فهرست منظم و سازمان‌یافته در اختیار داشته باشید. این مراحل به شرح زیر هستند:
1. وارد برنامه اکسل شده و یک صفحه جدید خالی را باز کنید.
2. در این صفحه، برای هر نوع صورت‌های مالی که قصد دارید ثبت کنید، ستون‌ها و سربرگ‌های مناسبی را ایجاد کنید.
3. از توابع و فرمول‌های اکسل استفاده کرده و مقادیر مورد نیاز را در ستون‌های مربوطه وارد کنید.
4. برای محاسبه مجموعات و جمع‌بندی‌ها، از توابع مجموع (SUM)، جمع (SUM)، تعداد (COUNT) و غیره استفاده کنید.
5. در نهایت، اطمینان حاصل کنید که تمام مقادیر و محاسبات صحیح و منطقی هستند و به نتیجه نهایی صورت مالی دست یافته‌اید.
با اجرای این مراحل، شما می‌توانید سند حسابداری خود را در اکسل ثبت کرده و به ترتیب مناسب و بر اساس نیازهای خود اطلاعات را سازماندهی کنید.
آموزش سند حسابداری
انواع سند ، روش‌های ثبت سند حسابداری، ویژگی‌های اسناد حسابداری و کاربردهای آن، آموزش ثبت سند و غیره. اگر به آشنایی با سند، انواع سند، روش‌های ثبت اسناد حسابداری، ویژگی‌های اسناد و کاربردهای آن، آموزش ثبت سند و غیره علاقمند هستید، می‌توانید تا پایان این مقاله کاربردی ما را همراهی کنید.
جمع‌آوری اسناد و رویداد مالی
مرحله اول در ثبت سند حسابداری، شناسایی رویداد مالی و جمع‌آوری اسناد مثبته مربوط به آن است. اسناد مثبته شامل فاکتورهای فیش واریز، فاکتورهای خرید و فروش، چک، حواله، رسید انبار و غیره می‌شوند. این اسناد دارای ارتباط دقیقی با رویداد مالی هستند و باید مبالغ ریالی آنها را در اسناد حسابداری ثبت کرد تا مشکلی در وقوع رویداد مالی بوجود نیاید.
تحلیل رویداد مالی
در مرحله دوم، باید رویدادهای مالی را تجزیه و تحلیل کنیم. در این مرحله، سرفصل حسابداری مرتبط با هر رویداد مالی و مکان ثبت آن در سند حسابداری تعیین می‌شود.
در پایان این مرحله، با استفاده از رویداد انجام شده و با توجه به ماهیت حساب‌های تعیین شده، ثبت لازم انجام می‌شود. به عنوان مثال، حساب موجودی بانک و اسناد دریافتنی تجاری بدهکار و حساب‌های دریافتنی تجاری بستانکار می‌شوند.
چاپ سند حسابداری
در مرحله سوم آموزش ثبت اسناد، به مورد چاپ سند حسابداری می‌پردازیم. در این مرحله، باید سند مورد نیاز را چاپ کرده و اسناد اثباتی را ضمیمه کنید (آنها را الحاق کنید).
بررسی سند حسابداری چاپ شده
اختلال در ثبت سند حسابداری به دلیل کمبود کنترل در چاپ اسناد بوجود می‌آید. در هر حال، اشتباهات چاپی امکان دارد رخ دهد و مشکلاتی ایجاد کند. بنابراین، برای یک شرکت حیاتی، حائز اهمیت است که یک راه حل کنترل قابل اعتماد برای اسناد در محل خود داشته باشد تا صحت سرفصل‌های انتخاب شده و دقت مبالغ ثبت شده را تضمین کند.
سخن آخر
مقاله فوق با جزئیاتی به بررسی دقیق موضوع ثبت سند حسابداری می‌پردازد. این مقاله شامل توضیحاتی درباره اسناد حسابداری، کابردها و ویژگی‌های آن است. هدف اصلی این مطلب، ارائه اطلاعات جامع و کامل در زمینه ثبت اسناد حسابداری برای شما می‌باشد.
اگر نظر یا پیشنهادی دارید، لطفاً آن را از طریق بخش نظرات با کارشناسان شرکت حسابداری مانا حساب در میان بگذارید. ما به انتقادات و پیشنهادات شما ارزش می‌دهیم.
