دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور ، ابزار کلیدی برای ثبت و پیگیری مکاتبات سازمانها است. این دفتر به منظور تسهیل در شناسایی و تفکیک نامهها، چه برونسازمانی و چه درونسازمانی، طراحی شده است.
نامههای وارده و صادره، نامههای ارجاعی، و مکاتبات داخلی همه در این دفتر ثبت میشوند تا از این طریق امکان پیگیری و اثبات آنها در آینده فراهم گردد.
بروز اشتباهات در ثبت و تفکیک مکاتبات میتواند عواقب جدی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر مسئولیت یک موضوع مهم به درستی مشخص نشود، ممکن است سازمان با زیانهای زیادی مواجه شود.
به همین دلیل، این دفتر میتواند از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کند و به سازمانها کمک کند تا به درستی و بدون مشکل به پیگیری مکاتبات بپردازند.
این دفتر در انواع مختلف سازمانها و مراکز از جمله ادارات، شرکتها، کارخانهها، مدارس، مراکز آموزشی و دانشگاهها، و دفاتر حقوقی کاربرد دارد.
همچنین، نرمافزارهای کامپیوتری مشابه نیز میتوانند به عنوان جایگزینهای دیجیتال برای دفتر اندیکاتور استفاده شوند. این ابزارها به سازمانها کمک میکنند تا مکاتبات خود را به طور مؤثر و منظم مدیریت کنند و از وقوع مشکلات احتمالی جلوگیری نمایند.
مشخصات فرم دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور معمولاً به دو بخش اصلی برای نامههای وارده و صادره تقسیم میشود. بخش اختصاصیافته به نامههای وارده شامل پنج ستون اساسی است که هر کدام برای ثبت اطلاعات خاصی استفاده میشود. این ستونها به ترتیب شامل شماره ردیف (شماره ثبت اندیکاتور)، تاریخ ثبت، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه وارده هستند.
پیشنهاد مطالعه : مالیات حقوق
در دفاتر اندیکاتور، اطلاعات متنوعی در مورد نامههای وارده و صادره ثبت میشود که عبارتند از:
شماره ردیف: این شماره همان شماره اندیکاتور است که هر سال از شماره یک شروع شده و با پایان سال به شماره یک دوباره بازمیگردد.
ذکر شمارههای قبل: اگر نامهای که ثبت میشود پیشینه یا مکاتبات قبلی در سازمان داشته باشد، در این ستون ذکر میشود.
تاریخ: تاریخ دقیق دریافت یا ارسال نامهها (روز، ماه و سال) در این ستون ثبت میشود.
پیوستها: تعداد پیوستهای مربوط به نامه در این بخش نوشته میشود.
صاحبان نامهها: این ستون به نام سازمان یا واحد فرستنده نامه اختصاص دارد.
موضوع نامه: موضوع یا خلاصهای از محتوای نامه در این بخش نگاشته میشود.
ارجاع: نام فرد یا واحد سازمانی که نامه به آن ارجاع شده است، در این ستون ذکر میشود.
شماره و تاریخ نامههای وارده: در اینجا، شماره و تاریخ دریافت نامههای وارده ثبت میشود.
تاریخ صدور: تاریخ صدور نامه بهطور دقیق (روز، ماه و سال) در این ستون قید میگردد.
رونوشت: در نامههای صادره، نام گیرندههای رونوشت در این بخش نوشته میشود.
شماره قبل دفتر اندیکاتور: این ستون به شمارهها و صفحات قبلی دفتر مربوط میشود و برای ثبت مواردی مانند پیرو، بازگشت و عطف استفاده میشود.
شماره بعد دفتر اندیکاتور: شمارهها و صفحات بعدی دفتر در این ستون ثبت میشود و برای مکاتبات آتی به کار میرود.
شماره پرونده: در این بخش، شماره یا کد پرونده بایگانی مربوط به نامه ثبت میشود.
شماره نامه: این شماره، که در دفتر ثبت میشود، شماره ردیف دفتر سازمان ارسالکننده یا بایگانیکننده نامه است.
این ساختار به سازمانها کمک میکند تا مکاتبات خود را بهطور منظم و دقیق مدیریت کنند و از این طریق پیگیری و مدیریت مستندات را تسهیل میسازد.
دفتر اندکس با دفتر اندیکاتور چه تفاوتی دارد؟
دفتر اندکس، که به دفتر راهنمای دبیرخانه نیز شناخته میشود، به ثبت ورود و عدم ورود نامههای وارده شمارهدار به سازمان اختصاص دارد. این دفتر به جستجوی آسانتر شمارههای اندیکاتور نامهها کمک میکند و میتوان آن را بهعنوان یک ابزار کمکی برای دفتر اندیکاتور در نظر گرفت.
به منظور استفاده مؤثر از این دفتر، لازم است که نامههای وارده علاوه بر ثبت در دفتر ، در دفتر اندکس نیز شمارهگذاری و ثبت شوند.
استفاده از دفتر اندکس به ویژه زمانی اهمیت مییابد که تعداد مکاتبات و نامههای وارده در سازمان بالا باشد و دسترسی سریع به دفتر دشوار گردد.
در چنین شرایطی، دفتر اندکس بهعنوان یک راهحل جایگزین برای سازمانها عمل میکند. هر صفحه در دفتر اندکس معمولاً به سه بخش اصلی تقسیم میشود:
- فرستنده نامه
- شماره دفتر اندیکاتور
- هزار (عدد هزارگان شماره نامه)
این ساختار سهگانه به سازمانها کمک میکند تا با سهولت بیشتری به اطلاعات مربوط به نامهها دسترسی پیدا کنند و فرآیند مدیریت مکاتبات را بهبود بخشند.
