تنخواه در حسابداری

به عنوان مثال خرید لوازم اداری از یک سو باید هزینه کالا را پرداخت می کرد و از سوی دیگر برای ارسال این اقلام هزینه جداگانه ای پرداخت می شد. از طریق مدیریت پرداخت تمامی این وجوه زمان و انرژی زیادی را از کارکنان موسسه مالی و سایر واحدها می گیرد. راه حل پیشنهادی برای این مشکل استفاده از تنخواه گردان حسابداری بود.

در دهه های اخیر با ایجاد و گسترش شرکت ها و موسسات، فعالیت های کوچک و بزرگ آنها چند برابر شده است. همه این فعالیت ها مستلزم هزینه های ریز و درشتی بود که هزینه های زیادی را به همراه داشت. در این شرایط مدیریت هزینه به مسئله اصلی مجموعه های مختلف تبدیل شده است. از طرفی برای پرداخت این هزینه ها باید مراحل اداری طی می شد که زمان زیادی را نیز در بهبودی از دست داد.

در این مقاله انواع تنخواه گردان در حسابداری، هدف آنها، ماهیت حساب نخواه و نحوه انجام آن در ادامه به شما عزیزان توضیح خواهیم داد.

تنخواه چیست ؟

تنخواه است که توسط واحد مالی شرکت به سایر کارکنان واریز می شود. در واقع تنخواه به مبالغی اطلاق می شود که در یک بازه زمانی یک روزه یا چند روزه در اختیار پرسنل، مدیران، معلمان یا هر شخص دیگری قرار می گیرد تا هزینه های نسبتاً کوچک ناشی از فرآیند کسب و کار را پوشش دهد. به عنوان مثال ممکن است دانشدار شرکت ملزم به ارسال بسته با پیک به صورت روزانه یا هفتگی باشد.
به منظور تسریع در روند کار و امکان پرداخت هزینه های لازم به جمع کننده بدون مجوز از اداره دارایی، به عنوان تنخواه از حسابدار شرکت به وی پرداخت می شود. البته میزان تنخواه طبق محاسبه هزینه حسابدار محاسبه می شود.

تنخواه گردان در حسابداری

تنخواه گردان در حسابداری که در زبان انگلیسی به آن imprest account fund گفته می‌شود، مبلغی است که برای تسهیل کار و امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت‌ها و مؤسسات پس‌انداز خواهد شد. ا تنخواه یا کمک هزینه ای است که به یکی از کارمندان شرکت اعطا می شود. این شخص که معمولاً تاجر یک شرکت یا مؤسسه خاص است، موظف است کلیه مدارک پرداخت را به صورت رسید، فاکتور یا صورت حساب نگهداری کند.

حتی در صورت پرداخت هزینه بسیار ناچیز، باید مدارک را نزد خود نگه دارد، زیرا در پایان دوره مالی این هزینه های ناچیز جمع می شود. کلیه هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان از حساب ذینفع باید با مدارک واضح و رسمی به حسابداری ارائه شود. در مدارک باید زمان پرداخت و هزینه پرداخت نیز مشخص شود.

فیش تنخواه پس از ثبت نام و انتقال به حسابداری باید به امضای مدیر واحد حسابداری و مدیر تنخواه برسد و بهتر است در بایگانی شرکت در قسمت حساب تنخواه گردان نگهداری شود. به یاد داشته باشید که حقوق باید به حسابی واریز شود که به صندوق شرکت دسترسی دارد.

شخص تنخواه گردان باید قابل اعتماد و صادق باشد و ترجیحاً مورد اعتماد سازمان مجموعه باشد. در مورد تنخواه گردان، مهم است که وجوه موجود در حساب پرداخت صرفاً برای پول شرکت مصرف شود و به هیچ وجه برای استفاده شخصی استفاده نشود. به طور کلی کار با تنحخواه در شرکت ها و موسسات بزرگ شغلی ارزشمند و مهم محسوب می شود.

 منظور از تنخواه حسابداری

ایجاد حساب تنخواه گردان بطور کلی به سه دلیل انجام می شود:

1. پرداخت آسان و سریع هزینه ها: با استفاده از تنخواه، قیمت‌های جاری شرکت سریعتر و دقیق تر انجام می شود، اما این همه ماجرا نیست، در برخی مواقع می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری، دسترسی به تسهیلات بانکی استفاده کرد.
2. کاهش حجم پردازش حساب: استفاده از تنخواه حجم پردازش پرداخت را کاهش می دهد. و سپس میزان عملیات حسابداری را به صورت دسته ای کاهش دهید. هر چه شرکت پول بیشتری به بانک یا صندوق شرکت بپردازد، نرخ پرداخت بیشتر کاهش می یابد. و عملیات حسابداری در شرکت را طولانی تر و پیچیده تر کرد. اما پرداخت بخشی از هزینه ها با تنخواه به کاهش این فشار کمک می کند.
3. کنترل مدیریت نقدینگی: کنترل در دسترس بودن وجه نقد برای هزینه های کوچک و درآمد شرکت بسیار مهم است. که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان آسان است.

انواع تنخواه گردان

به شخصی که وظایف تنخواه گردانی را انجام می دهد تنخواه دار می گویند. تنخواه معمولا در هر شرکت با توجه به ساختار داخلی شرکت به چند دسته تقسیم می شوند. تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از انواع ان می‌باشند. در ادامه به شرح مختصری از مهمترین آنها می پردازیم.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق

ماهیت حساب تنخواه گردان بیشتر از سایر حساب ها شبیه یک صندوق است. اما تفاوت تنخواه گردان و صندوق در چیست؟ تفاوت بین تنخواه و صندوق چیست؟
ابتدا پرداخت های انجام شده از طریق حساب صندوق باید به صورت روزانه ثبت شود، در حالی که پرداخت های انجام شده از طریق تنخواه باید در زمان واریز هزینه ها ثبت شود.
علاوه بر این، پرداخت‌های حساب تنخواه معمولاً برای هزینه‌های خاص انجام می‌شود. اما پرداخت های صندوق معمولاً محدودیت خاصی ندارند.